افزایش بهره‌وری تیم: راهنمای جهانی برای اتوماسیون گردش کار

در چشم‌انداز جهانی پرشتاب امروز، بهره‌وری تیم برای موفقیت امری حیاتی است. سازمان‌ها دائماً به دنبال راه‌هایی برای بهینه‌سازی فرآیندها، حذف گلوگاه‌ها و توانمندسازی تیم‌های خود برای دستیابی به اهداف بیشتر هستند. اتوماسیون گردش کار با ساده‌سازی وظایف تکراری، بهبود ارتباطات و آزاد کردن زمان ارزشمند برای ابتکارات استراتژیک، راه‌حلی قدرتمند ارائه می‌دهد.

اتوماسیون گردش کار چیست؟

اتوماسیون گردش کار شامل استفاده از فناوری برای خودکارسازی وظایف و فرآیندهای تکراری است که در آن، تلاش دستی با اقدامات خودکار جایگزین می‌شود. این امر می‌تواند از وظایف ساده‌ای مانند ارسال اعلان‌های ایمیل تا فرآیندهای پیچیده و چندمرحله‌ای که چندین بخش را درگیر می‌کند، متغیر باشد. اصل اساسی، تعریف مجموعه‌ای از مراحل، ورودی‌ها و خروجی‌ها و سپس استفاده از نرم‌افزار یا ابزارها برای اجرای خودکار این مراحل است.

مزایای اتوماسیون گردش کار:

• افزایش کارایی: اتوماسیون مراحل دستی را حذف می‌کند، خطاها را کاهش می‌دهد و تکمیل فرآیند را تسریع می‌بخشد.
• بهبود بهره‌وری: با خودکارسازی وظایف تکراری، اعضای تیم می‌توانند بر روی فعالیت‌های با ارزش‌تر که نیازمند خلاقیت، حل مسئله و تفکر استراتژیک است، تمرکز کنند.
• کاهش هزینه‌ها: اتوماسیون می‌تواند به طور قابل توجهی هزینه‌های نیروی کار را کاهش دهد، خطاهایی که منجر به زیان‌های مالی می‌شوند را به حداقل برساند و تخصیص منابع را بهینه کند.
• افزایش دقت: فرآیندهای خودکار کمتر مستعد خطای انسانی هستند و در نتیجه داده‌های دقیق‌تر و نتایج ثابتی به همراه دارند.
• ارتباطات بهتر: ابزارهای اتوماسیون گردش کار اغلب شامل ویژگی‌هایی برای اعلان‌های خودکار، تخصیص وظایف و پیگیری پیشرفت هستند که ارتباطات و همکاری درون تیمی را بهبود می‌بخشد.
• انطباق‌پذیری بهبودیافته: اتوماسیون به اطمینان از پایبندی به رویه‌ها و مقررات تثبیت‌شده کمک می‌کند و خطر عدم انطباق را کاهش می‌دهد.
• افزایش رضایت کارکنان: با رها کردن کارمندان از وظایف پیش پا افتاده، اتوماسیون می‌تواند روحیه و رضایت شغلی را تقویت کند و منجر به افزایش ماندگاری کارکنان شود.
• دید و کنترل بهتر: ابزارهای اتوماسیون گردش کار دیدی بی‌درنگ از عملکرد فرآیندها فراهم می‌کنند و به مدیران اجازه می‌دهند گلوگاه‌ها را شناسایی کرده و تصمیمات مبتنی بر داده اتخاذ کنند.

شناسایی فرآیندهای مناسب برای اتوماسیون

همه فرآیندها نامزدهای ایده‌آلی برای اتوماسیون نیستند. بهترین فرآیندها برای خودکارسازی آنهایی هستند که:

• تکراری: وظایفی که به طور مکرر و مداوم انجام می‌شوند.
• مبتنی بر قانون: فرآیندهایی که از مجموعه‌ای از قوانین و معیارهای تعریف‌شده پیروی می‌کنند.
• دستی و زمان‌بر: وظایفی که به تلاش دستی قابل توجهی نیاز دارند و مقدار زیادی از زمان را مصرف می‌کنند.
• مستعد خطا: فرآیندهایی که در آنها خطای انسانی یک اتفاق رایج است.
• وابسته به ذینفعان متعدد: گردش‌های کاری که چندین فرد یا بخش را درگیر می‌کنند.

نمونه‌هایی از فرآیندهای قابل اتوماسیون:

• پردازش فاکتور: خودکارسازی دریافت فاکتور، ورود داده‌ها، مسیریابی تأیید و پردازش پرداخت.
• فرآیند ورود کارمند جدید: خودکارسازی ایجاد حساب‌های کاربری، تخصیص مواد آموزشی و معرفی به اعضای تیم.
• درخواست‌های خدمات مشتری: خودکارسازی مسیریابی درخواست‌های مشتری به تیم پشتیبانی مناسب، ارائه پاسخ‌های خودکار به سوالات متداول و پیگیری پیشرفت حل مشکل.
• مدیریت سرنخ‌ها: خودکارسازی جذب، ارزیابی صلاحیت و تخصیص سرنخ‌ها به نمایندگان فروش.
• انتشار در شبکه‌های اجتماعی: زمان‌بندی و خودکارسازی پست‌های شبکه‌های اجتماعی در پلتفرم‌های مختلف.
• سیستم تیکتینگ پشتیبانی IT: خودکارسازی ایجاد تیکت، تخصیص و پیگیری حل مشکل.
• پردازش گزارش هزینه‌ها: خودکارسازی ارسال، تأیید و بازپرداخت گزارش هزینه‌ها.

ابزارهای اتوماسیون گردش کار: یک نمای کلی جهانی

طیف گسترده‌ای از ابزارهای اتوماسیون گردش کار موجود است که از برنامه‌های ساده مدیریت وظایف تا مجموعه‌های پیچیده مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPM) را شامل می‌شود. بهترین ابزار برای سازمان شما به نیازهای خاص، بودجه و توانایی‌های فنی شما بستگی دارد. در اینجا نگاهی به برخی از گزینه‌های محبوب می‌اندازیم:

پلتفرم‌های بدون کد/کم‌کد (No-Code/Low-Code)

این پلتفرم‌ها برای کاربرانی با تجربه کدنویسی محدود یا بدون تجربه طراحی شده‌اند. آنها معمولاً دارای رابط‌های کشیدن و رها کردن (drag-and-drop) و الگوهای از پیش ساخته‌شده هستند که ایجاد و خودکارسازی گردش کار را آسان می‌کند. نمونه‌ها عبارتند از:

• Zapier: برنامه‌های مختلف را به هم متصل کرده و وظایف بین آنها را خودکار می‌کند. مناسب برای کسب‌وکارهای کوچک تا متوسط.
• IFTTT (If This Then That): یک ابزار اتوماسیون ساده که عمدتاً برای استفاده شخصی و اتصال دستگاه‌های خانه هوشمند است، اما برای اتوماسیون‌های اولیه کسب‌وکار نیز مفید است.
• Microsoft Power Automate: با Microsoft Office 365 و سایر محصولات مایکروسافت یکپارچه می‌شود. ایده‌آل برای سازمان‌هایی که قبلاً در اکوسیستم مایکروسافت سرمایه‌گذاری کرده‌اند.
• Airtable: یک پایگاه داده و صفحه گسترده قدرتمند با ویژگی‌های اتوماسیون قوی.
• monday.com: یک سیستم عامل کاری با قابلیت‌های قوی اتوماسیون گردش کار.

مجموعه‌های مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPM)

مجموعه‌های BPM مجموعه جامع‌تری از ویژگی‌ها را برای مدیریت و خودکارسازی فرآیندهای پیچیده کسب‌وکار ارائه می‌دهند. آنها معمولاً شامل قابلیت‌هایی برای مدل‌سازی، اجرا، نظارت و بهینه‌سازی فرآیند هستند. نمونه‌ها عبارتند از:

• ProcessMaker: یک پلتفرم BPM منبع‌باز که برای خودکارسازی گردش‌های کاری پیچیده طراحی شده است.
• Bizagi: یک پلتفرم BPM کم‌کد که یک رابط بصری برای طراحی و خودکارسازی فرآیندها فراهم می‌کند.
• Appian: یک پلتفرم BPM جامع که هم از توسعه کم‌کد و هم از اتوماسیون رباتیک فرآیند (RPA) پشتیبانی می‌کند.
• Pega: یک پلتفرم پیشرو BPM که بر تعامل با مشتری و تحول دیجیتال تمرکز دارد.

اتوماسیون رباتیک فرآیند (RPA)

RPA شامل استفاده از ربات‌های نرم‌افزاری (بات‌ها) برای خودکارسازی وظایف تکراری است که معمولاً توسط انسان‌ها انجام می‌شود. این بات‌ها می‌توانند با برنامه‌ها و سیستم‌های موجود بدون نیاز به تغییر کد، تعامل داشته باشند. RPA به ویژه برای خودکارسازی وظایفی که مبتنی بر داده، مبتنی بر قانون و نیازمند تعامل با چندین سیستم هستند، مفید است. نمونه‌ها عبارتند از:

• UiPath: یک پلتفرم پیشرو RPA که مجموعه جامعی از ابزارها را برای طراحی، استقرار و مدیریت ربات‌های نرم‌افزاری ارائه می‌دهد.
• Automation Anywhere: یکی دیگر از پلتفرم‌های محبوب RPA که رابط کاربری آسانی و طیف گسترده‌ای از قابلیت‌های اتوماسیون را فراهم می‌کند.
• Blue Prism: یک پلتفرم RPA در سطح سازمانی که برای خودکارسازی فرآیندهای پیچیده و حیاتی طراحی شده است.

ابزارهای اتوماسیون مخصوص صنعت

صنایع خاص نیازهای اتوماسیون تخصصی دارند. به عنوان مثال، سازمان‌های مراقبت‌های بهداشتی ممکن است از ابزارهای اتوماسیون طراحی‌شده برای مدیریت سوابق بیماران و قرار ملاقات‌ها بهره‌مند شوند. مؤسسات مالی ممکن است از ابزارهایی برای خودکارسازی بررسی‌های انطباق و تشخیص تقلب استفاده کنند. برای کارایی و دقت بیشتر، راه‌حل‌های مخصوص صنعت را در نظر بگیرید.

بهترین شیوه‌ها برای پیاده‌سازی اتوماسیون گردش کار

پیاده‌سازی موفقیت‌آمیز اتوماسیون گردش کار نیازمند برنامه‌ریزی و اجرای دقیق است. در اینجا برخی از بهترین شیوه‌ها برای دنبال کردن آورده شده است:

1. با یک استراتژی روشن شروع کنید: اهداف و مقاصد خود را برای اتوماسیون تعریف کنید. فرآیندهایی را که بیشترین تأثیر را بر کسب‌وکار شما خواهند داشت، شناسایی کنید.
2. ذینفعان را درگیر کنید: اعضای تیم از بخش‌های مختلف را برای جمع‌آوری نظرات و اطمینان از پذیرش آنها درگیر کنید. نقاط درد آنها را درک کرده و آنها را در طراحی راه‌حل مشارکت دهید.
3. فرآیندهای خود را ترسیم کنید: فرآیندهای موجود خود را با جزئیات مستند کنید. گلوگاه‌ها، ناکارآمدی‌ها و زمینه‌های بهبود را شناسایی کنید. از ابزارهای ترسیم فرآیند برای تجسم گردش کار استفاده کنید.
4. ابزارهای مناسب را انتخاب کنید: ابزارهای اتوماسیون متناسب با نیازها و بودجه خاص خود را انتخاب کنید. عواملی مانند سهولت استفاده، قابلیت‌های یکپارچه‌سازی و مقیاس‌پذیری را در نظر بگیرید.
5. گردش‌های کاری کاربرپسند طراحی کنید: گردش‌های کاری ایجاد کنید که بصری و آسان برای استفاده باشند. دستورالعمل‌ها و راهنمایی‌های واضحی را به کاربران ارائه دهید.
6. به طور کامل آزمایش کنید: گردش‌های کاری خودکار خود را قبل از استقرار در محیط تولید، به طور گسترده آزمایش کنید. اطمینان حاصل کنید که به درستی کار می‌کنند و نیازهای شما را برآورده می‌سازند.
7. نظارت و بهینه‌سازی کنید: عملکرد گردش‌های کاری خودکار خود را به طور مداوم نظارت کنید. زمینه‌های بهبود را شناسایی کرده و در صورت نیاز تنظیمات را انجام دهید.
8. آموزش و پشتیبانی ارائه دهید: آموزش کافی را به اعضای تیم در مورد نحوه استفاده از ابزارهای اتوماسیون جدید ارائه دهید. برای پاسخ به هرگونه سوال یا مشکل، پشتیبانی مستمر ارائه دهید.
9. ارتباط مؤثر برقرار کنید: اعضای تیم را از پیشرفت ابتکارات اتوماسیون خود مطلع سازید. مزایای اتوماسیون را توضیح دهید و به هرگونه نگرانی که ممکن است داشته باشند، رسیدگی کنید.
10. امنیت را در نظر بگیرید: هنگام کار با داده‌های حساس، اطمینان حاصل کنید که گردش‌های کاری اتوماسیون شما با مقررات حریم خصوصی داده‌ها و بهترین شیوه‌های امنیتی مطابقت دارد.

مثال‌های واقعی از اتوماسیون گردش کار موفق

سازمان‌های متعددی در سراسر جهان با موفقیت اتوماسیون گردش کار را برای بهبود بهره‌وری و کارایی پیاده‌سازی کرده‌اند. در اینجا چند نمونه آورده شده است:

• شرکت تجارت الکترونیک جهانی: یک شرکت بزرگ تجارت الکترونیک گردش کار پردازش سفارش خود را خودکار کرد که منجر به کاهش ۵۰ درصدی زمان انجام سفارش و بهبود رضایت مشتری شد. آنها از RPA برای استخراج داده‌ها از سیستم‌های مختلف، اعتبارسنجی سفارش‌ها و تولید برچسب‌های حمل‌ونقل استفاده کردند.
• مؤسسه مالی چندملیتی: یک بانک جهانی فرآیند درخواست وام خود را خودکار کرد و زمان لازم برای تأیید وام‌ها را ۷۵ درصد کاهش داد. آنها از یک مجموعه BPM برای ساده‌سازی گردش کار درخواست، خودکارسازی بررسی‌های اعتباری و مسیریابی درخواست‌ها به تأییدکنندگان مناسب استفاده کردند.
• ارائه‌دهنده خدمات بهداشتی بین‌المللی: یک ارائه‌دهنده خدمات بهداشتی فرآیند ثبت‌نام بیمار خود را خودکار کرد که باعث کاهش زمان انتظار و بهبود تجربه بیمار شد. آنها از یک پلتفرم بدون کد برای ایجاد یک کیوسک سلف‌سرویس استفاده کردند که در آن بیماران می‌توانستند ثبت‌نام کنند، اطلاعات خود را به‌روز کنند و قرار ملاقات‌ها را زمان‌بندی کنند.
• آژانس بازاریابی جهانی: یک آژانس بازاریابی فرآیند گزارش‌دهی کمپین خود را خودکار کرد و زمان ارزشمندی را برای مدیران حساب خود آزاد کرد. آنها از Zapier برای اتصال ابزارهای بازاریابی مختلف خود و تولید خودکار گزارش‌ها در مورد عملکرد کمپین استفاده کردند.
• شرکت توسعه نرم‌افزار (تیم توزیع‌شده): یک شرکت توسعه نرم‌افزار با اعضای تیم در مناطق زمانی مختلف، از یک ابزار مدیریت پروژه با ویژگی‌های اتوماسیون برای تخصیص وظایف، پیگیری پیشرفت و ارسال یادآوری‌های خودکار استفاده کرد که به طور قابل توجهی هماهنگی تیم و سرعت تحویل پروژه را بهبود بخشید.

غلبه بر چالش‌ها در اتوماسیون گردش کار

در حالی که اتوماسیون گردش کار مزایای بی‌شماری دارد، چالش‌هایی نیز وجود دارد که باید از آنها آگاه بود:

• مقاومت در برابر تغییر: برخی از اعضای تیم ممکن است به دلیل ترس از جایگزینی شغلی یا نگرانی در مورد تأثیر آن بر کارشان، در برابر اتوماسیون مقاومت کنند.
• مشکلات یکپارچه‌سازی: یکپارچه‌سازی ابزارها و سیستم‌های مختلف اتوماسیون می‌تواند پیچیده و زمان‌بر باشد.
• کمبود مهارت: پیاده‌سازی و مدیریت اتوماسیون گردش کار به مهارت‌ها و تخصص‌های ویژه نیاز دارد.
• هزینه: ابزارها و خدمات اتوماسیون گردش کار می‌توانند گران باشند، به ویژه برای کسب‌وکارهای کوچک.
• خطرات امنیتی: گردش‌های کاری خودکار در صورت عدم امنیت مناسب، می‌توانند در برابر تهدیدات امنیتی آسیب‌پذیر باشند.
• نگهداری: گردش‌های کاری خودکار نیازمند نگهداری و به‌روزرسانی مداوم هستند.

برای غلبه بر این چالش‌ها، مهم است که:

• مزایای اتوماسیون را اطلاع‌رسانی کنید: به اعضای تیم توضیح دهید که چگونه اتوماسیون کار آنها را بهبود می‌بخشد و به سازمان سود می‌رساند.
• آموزش و پشتیبانی کافی ارائه دهید: اطمینان حاصل کنید که اعضای تیم مهارت‌ها و دانش لازم برای استفاده از ابزارهای اتوماسیون جدید را دارند.
• ابزارهایی را انتخاب کنید که به خوبی یکپارچه شوند: ابزارهای اتوماسیونی را انتخاب کنید که با سیستم‌های موجود شما سازگار باشند.
• کوچک شروع کنید و به تدریج مقیاس را افزایش دهید: با خودکارسازی چند فرآیند ساده شروع کنید و به تدریج تلاش‌های اتوماسیون خود را گسترش دهید.
• در امنیت سرمایه‌گذاری کنید: اقدامات امنیتی را برای محافظت از گردش‌های کاری خودکار خود در برابر تهدیدات پیاده‌سازی کنید.
• برای نگهداری مداوم برنامه‌ریزی کنید: منابعی را برای نگهداری و به‌روزرسانی گردش‌های کاری خودکار خود تخصیص دهید.

آینده اتوماسیون گردش کار

اتوماسیون گردش کار به طور مداوم در حال تحول است و توسط پیشرفت‌ها در هوش مصنوعی (AI)، یادگیری ماشین (ML) و رایانش ابری هدایت می‌شود. در اینجا برخی از روندهای کلیدی برای مشاهده آورده شده است:

• اتوماسیون مبتنی بر هوش مصنوعی: هوش مصنوعی و یادگیری ماشین برای خودکارسازی وظایف پیچیده‌تر و هوشمندتر مانند تصمیم‌گیری، پردازش زبان طبیعی و تشخیص تصویر استفاده می‌شوند.
• فرا-اتوماسیون (Hyperautomation): فرا-اتوماسیون چندین فناوری اتوماسیون مانند RPA، AI و BPM را برای خودکارسازی فرآیندهای کسب‌وکار از ابتدا تا انتها ترکیب می‌کند.
• توسعه توسط شهروندان (Citizen Development): پلتفرم‌های بدون کد و کم‌کد در حال توانمندسازی توسعه‌دهندگان شهروند (کاربران غیر فنی) برای ایجاد و خودکارسازی گردش‌های کاری خود هستند.
• اتوماسیون مبتنی بر ابر: ابزارهای اتوماسیون مبتنی بر ابر به دلیل مقیاس‌پذیری، انعطاف‌پذیری و مقرون به صرفه بودن، به طور فزاینده‌ای محبوب می‌شوند.
• پردازش هوشمند اسناد (IDP): IDP از هوش مصنوعی و یادگیری ماشین برای استخراج خودکار داده‌ها از اسناد بدون ساختار مانند فاکتورها و قراردادها استفاده می‌کند.

نتیجه‌گیری

اتوماسیون گردش کار ابزاری قدرتمند است که می‌تواند به طور قابل توجهی بهره‌وری تیم را افزایش دهد، هزینه‌ها را کاهش دهد و کارایی را بهبود بخشد. با شناسایی فرآیندهای مناسب برای اتوماسیون، انتخاب ابزارهای مناسب و پیروی از بهترین شیوه‌ها، سازمان‌ها می‌توانند پتانسیل کامل اتوماسیون گردش کار را آزاد کرده و به اهداف کسب‌وکار خود دست یابند. فرصت‌های ارائه شده توسط فناوری‌های جدید مانند هوش مصنوعی و فرا-اتوماسیون را برای ساده‌سازی عملیات و توانمندسازی تیم‌های جهانی خود برای موفقیت، غنیمت شمارید.

همچنان که اتوماسیون گردش کار به تکامل خود ادامه می‌دهد، آگاه ماندن از آخرین روندها و فناوری‌ها برای پیشرو بودن بسیار مهم است. با پذیرش نوآوری و جستجوی مداوم راه‌هایی برای بهبود فرآیندهای خود، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که سازمان شما در چشم‌انداز جهانی که به سرعت در حال تغییر است، رقابتی باقی می‌ماند.